Kinh nghiệm làm báo cáo quyết toán hải quan
Lập báo cáo quyết toán định kỳ là công việc khá quen thuộc với nhiều người làm xuất nhập khẩu, đặc biệt là đối với nhà máy, doanh nghiệp đầu tư gia công, chế xuất. Tuy vậy, nói đây là nỗi ám ảnh của nhiều doanh nghiệp cũng không sai. Bởi nếu làm sai báo cáo quyết toán, doanh nghiệp có thể bị phạt rất nặng theo quy định của hải quan. Hiểu được khó khăn này của cộng đồng doanh nghiệp, Đại lý XNK xin chia sẻ kinh nghiệm và những lưu ý khi lập báo cáo quyết toán, tránh tối đa những rủi ro có thể xảy ra.
Báo cáo quyết toán là gì? Vì sao cần phải lập?
1. Khái niệm báo cáo quyết toán là gì?
Báo cáo quyết toán là các báo cáo thể hiện tình hình sử dụng nguyên phụ liệu, vật tư nhập khẩu, hàng hóa xuất khẩu. Các hoạt động nhập kho nguyên liệu, vật tư nhập khẩu, xuất kho nguyên liệu, vật tư; nhập kho thành phẩm, xuất kho thành phẩm đều phải được báo cáo đầy đủ theo mẫu của cơ quan Hải quan.
Hiện nay, các doanh nghiệp thường dùng phần mềm ECUS5 VNACCS phát triển bởi công ty Thái Sơn để báo cáo quyết toán hải quan và xử lý số liệu liên quan.
2. Vì sao cần lập báo cáo quyết toán?
Như chúng ta đã biết, doanh nghiệp khi thực hiện gia công hay sản xuất xuất khẩu sẽ được hưởng ưu đãi về thuế quan. Và điều kiện bắt buộc là doanh nghiệp phải làm báo cáo quyết toán. Dựa vào báo cáo này:
– Hải quan có cơ sở giám sát doanh nghiệp có tuân thủ quy định của pháp luật hay không
– Doanh nghiệp giải trình, chứng minh việc sử dụng nguyên vật liệu, định mức có đúng mục đích hay chưa
3. Bộ phận nào trong công ty làm báo cáo quyết toán?
Trong nhà máy, có nhiều bộ phận tham gia vào hoạt động lên kế hoạch, sản xuất,… Do đó, khi làm báo cáo kết toán cũng cần sự hợp tác của nhiều bộ phận trong công ty. Thông thường, sẽ có một số bộ phận đảm nhận vai trò chính như sau:
– Bộ phận xuất nhập khẩu: là bộ phận chỉ đạo, tổng hợp thông tin từ các bộ phận khác
– Bộ phận kế toán, kho: là bộ phận chính trong việc cung cấp thông tin số liệu. Kế toán và thủ kho có trách nhiệm giúp phòng XNK đối chiếu số liệu
– Phòng mua hàng (purchasing): cung cấp bộ chứng từ mua hàng, phục vụ việc đối chiếu số liệu
– Bộ phận sản xuất: cung cấp quy trình và định mức sản xuất. Ngoài ra, bộ phận này cần phải check lượng tồn trên chuyền, tồn bán sẩn phẩm,…
Quy trình thực hiện báo cáo quyết toán
Khi lập báo cáo quyết toán, cần làm theo quy trình các bước như sau:
Bước 1. Kiểm tra nhập trong kỳ:
– Đồng bộ mã nguyên phụ liệu theo tỷ lệ 1:1
– Thực hiện đối chiếu nhập mua trong kỳ của kế toán, kho với tờ khai Hải quan nhập nguyên vật liệu đúng loại hình
– Tìm ra nguyên nhân gây sai lệch, chuẩn bị giải trình các nguyên nhân gây sai lệch theo đúng quy định
Bước 2. Kiểm tra xuất trong kỳ:
Tại bước này, doanh nghiệp làm tương tự như với nhập trong kỳ, nhưng cần thực hiện dựa trên tờ khai xuất khẩu:
– Đồng bộ mã nguyên phụ liệu theo tỷ lệ 1:1
– Thực hiện đối chiếu xuất bán sản phẩm của kế toán, kho với tờ khai xuất khẩu sản phẩm đúng loại hình
– Tìm ra nguyên nhân gây sai lệch, chuẩn bị giải trình các nguyên nhân gây sai lệch theo đúng quy định
Bước 3. Kiểm tra tồn đầu và tồn cuối kỳ
Đây là một vấn đề khá nan giải của nhiều doanh nghiệp. Hầu hết mỗi nhà máy đều có nhiều nguồn nguyên vật liệu, nhiều loại hình sản xuất khác nhau. Chưa kể là bán thành phẩm cũng được chia thành nhiều loại: bán thành phẩm dùng để sản xuất xuất khẩu hay bán thành phẩm kinh doanh sản xuất.
Vì vậy, doanh nghiệp khi kiểm tra tồnđầu và cuối kỳ cần phải lưu ý tách từ các năm trước, và thực hiện theo cơ chế ưu tiên hoặc chia tỷ lệ từ đầu.
Bước 4. Tính định mức thực tế
Định mức sản xuất được xác định bằng tổng lượng nguyên vật liệu, vật tư xuất kho theo lệnh chia cho tổng lượng sản phẩm sản xuất được theo lệnh sản xuất.
Tuy nhiên, trong thực tế có thể phát hiện sai lệch định mức. Người làm báo cáo quyết toán cần tìm ra nguyên nhân và giải trình được sự sai lệch đó.
Bước 5. Lập báo cáo và giải trình
Cuối cùng, doanh nghiệp lập bảng giải trình báo cáo quyết toán và bảng dự tính thuế phải nộp cho các nguyên nhân không giải thích được.
Nguyên tắc khi chốt tồn kho
Trong toàn bộ quy trình đối soát, kiểm tra dữ liệu, doanh nghiệp cần tuân thủ chặt chẽ các quy tắc. Điều này đảm bảo khi chốt tồn kho số liệu báo cao quyết toán sẽ chính xác. Dưới đây 4 nguyên tắc cần phải thực hiện đúng:
– Phản ánh đúng số liệu tồn kho thực tế nguyên vật liệu
– Phản ánh đúng tồn dở dang. Tồn dở dang có 2 loại: tồn trên chuyền sản xuất và tồn dạng bán thành phẩm
– Phản ánh đúng lượng tồn kho sản phẩm: ở cả kho công ty và kho được thuê ngoài
– Thống kê lượng hàng hóa/nguyên liệu đang trên đường.
Một số lỗi thường mắc phải khi làm báo cáo quyết toán
Dưới đây là một số lỗi thường gặp khi doanh nghệp khai truyền lên hệ thống để quyết toán hải quan theo năm tài chính. Có nhiều doanh nghiệp không biết khắc phục và sửa chữa, dẫn đến gặp khó khăn và vướng mắc. Nếu quý khách hàng gặp một trong 4 lỗi sau, đừng ngần ngại liên hệ Đại lý XNK, chúng tôi sẽ hỗ trợ và tư vấn phương án giải quyết:
1. Mã hàng chưa được khai báo
2. Tồn tại bản khai báo quyết toán trên hệ thống
3. Tồn cuối kỳ không khớp nhập xuất trong kỳ
4. Lỗi HS code update theo Biểu thuế XNK 2023 khác so với HS code ban đầu
Đại lý XNK sẽ luôn là đối tác đồng hành trên con đường thành công và vươn ra biển lớn của doanh nghiệp Việt Nam.